報告は増えた。でも余計な意見まで増えた部下への対応法

「部下からの報告が少ない」

これは多くの上司が抱える悩みです。

ただ、報告が増えたら増えたで、今度は別の悩みが出てくることがあります。

それが、

報告ついでに、余計な意見まで増える問題です。

先日、

「ホウレンソウしない部下は、上司の鏡かもしれない」

という投稿をしました。

すると、それを見た方からメッセージをいただきました。

「試してみたら、メンバーから報告が増えました！」

嬉しいですね。

お役に立てて良かったです。

ただ、その後にこんな相談もいただきました。

「報告が増えたのは良いのですが、今度はやたらと知ったふうに意見をしてくるようになりました。

踏み込んでほしくない部分にまで、ドヤ顔でアドバイスしてくるので、その対応に疲れます。

どうしたら良いでしょうか？」

なるほど。

ホウレンソウが少なすぎるのも困る。

でも、多すぎるのも困る。

面白いですね。

この相談には、2つの問題があると感じました。

1つ目は、

部下の対応に時間を取られて、自分の業務が回らなくなる問題。

報告してくれるのはありがたい。

でも、何でも電話や対面で言われると、上司の時間がどんどん削られていきます。

緊急ではないことは、LINEやチャットなど文章で送ってほしい。

これが1つ目。

2つ目は、

部下から上から目線でアドバイスされることに、感情的にモヤモヤする問題。

「それ、今あなたに言われることじゃないんだけどな」

「そこまで踏み込んでこなくていいんだけどな」

と思ってしまう。

これもありますよね。

では、どうすれば良いのか？

大事なのは、

自分の理想の状態を言語化することです。

今回であれば、理想の状態はこうです。

報告は、これからもしてほしい。

ただし、緊急でないものはLINEやチャットなど文章で送ってほしい。

そして、求めていないアドバイスや、こちらの判断領域に踏み込みすぎる発言は控えてほしい。

こうやって書き出すと、部下に伝えることが3つあると分かります。

1つ目。

報告が増えたことは良い行動なので、まず褒める。

「最近、報告が増えて助かっているよ」

これは伝えた方が良いです。

2つ目。

報告の仕方を依頼する。

「緊急の時はすぐ声をかけてほしい。ただ、緊急でないものはLINEで送ってもらえると助かる」

こう伝える。

3つ目。

やめてほしい行動の基準を伝える。

ここが大事です。

「いらないアドバイスをやめて」

だけだと、部下には何がいらないアドバイスなのか分かりません。

だから、

「私が相談した時は意見を出してほしい。でも、こちらが判断する領域に対して、毎回アドバイスされると少しやりにくくなる」

というように、具体的に伝える必要があります。

感情のままに、

「余計なこと言わないで」

と言ってしまうと、部下も傷つくかもしれません。

せっかく報告が増えたのに、また報告しなくなるかもしれません。

だからこそ、

一旦、自分の理想の状態を言語化する。

その上で、

褒めること。

依頼すること。

やめてほしい基準を伝えること。

この3つに分けて伝える。

部下の的外れな意見に対して大事なのは、

感情で返すことではなく、基準を伝えること。

あなたの部下は、

報告が少なすぎるタイプですか？

それとも、

報告と一緒に意見まで多すぎるタイプですか？